no comments

Các Loại Con Dấu, Quy Định Về Quản Lý Con Dấu

Hiện nay có rất nhiều các loại con dấu, quy định sử dụng con dấu khác nhau. Cùng tìm hiểu xem các loại con dấu và quy định sử dụng con dấu tại các doanh nghiệp nhé!

Các loại con dấu phổ biến và quy định

1. Những loại con dấu phổ biến hiện nay

Dấu của cơ quan Nhà nước, dấu chữ ký, dấu chức danh, dấu pháp nhân của doanh nghiệp,…

Hầu hết các con dấu được làm theo khắc dấu gỗ hoặc con dấu nổi trên chất liệu gỗ, kim loại tại các cơ quan Nhà nước. Còn với các loại hình doanh nghiệp khác, thường được khắc dấu hộp liền mực, chất liệu được làm trên nền cao su.

  • Có 2 loại con dấu cơ bản: con dấu pháp lý và con dấu không mang tính pháp lý.
  • Con dấu pháp lý: Là con dấu được phát hành theo quy định và thuộc sự quản lý của cơ quan Nhà nước.
  • Con dấu không mang tính pháp lý: Là loại con dấu không thể mang tính chất đại diện cho đơn vị sự nghiệp hay doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức nào. Ví dụ như: dấu phòng, ban; dấu chức danh, dấu tên; dấu “đã thu tiền”, “đã chi tiền”; …

2. Cách đóng dấu

Khi đóng dấu, cần phải điều chỉnh con dấu sao cho đúng chiều, ngay ngắn, rõ ràng và phải dùng đúng loại mực dấu được quy định. Nếu đóng dấu lên chữ ký thì phải điều chỉnh dấu đóng sao cho trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

Đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu sẽ được đóng lên trang đầu và trùm lên một phần của tên cơ quan, tổ chức hay tên của phụ lục.

3. Các loại dấu cần thiết khi doanh nghiệp đi vào hoạt động

Theo Quy định của Pháp luật, các doanh nghiệp khi tham gia hoạt động cần phải có con dấu tròn pháp nhân công ty. Tuy nhiên, các loại con dấu, quy định sử dụng con dấu đều có thể được linh động thay đổi phụ thuộc vào nhu cầu sử dụng và đặc thù của doanh nghiệp.

Các loại dấu thường gặp trong doanh nghiệp

Con dấu doanh nghiệp: Căn cứ theo Luật Doanh nghiệp năm 2014, hình thức, số lượng và nội dung của con dấu doanh nghiệp hoàn toàn có thể được quyết định bởi doanh nghiệp sở hữu. Những vấn đề liên quan về việc sử dụng, quản lý và lưu giữ con dấu sẽ được thực hiện theo quy định theo nội dung của Điều lệ công ty đã được thông qua.

Quy định sử dụng con dấu

Thứ nhất, về nội dung, hình thức và số lượng của con dấu:

Quy định về con dấu của doanh nghiệp được căn cứ tại Điều 44 Luật doanh nghiệp năm 2014 như sau:

Đối với các công ty cổ phần, Hội đồng quản trị có quyền quyết định về hình thức, nội dung, số lượng và mẫu của con dấu, ngoại trừ trường hợp công ty có quy định khác.

Đối với các công ty trách nhiệm hữu hạn, hình thức, số lượng, nội dung của con dấu được Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty quyết định và có trách nhiệm quản lý, sử dụng con dấu ngoại trừ trường hợp công ty có quy định khác.

Đối với các doanh nghiệp tư nhân thì số lượng, nội dung và hình thức của con dấu sẽ được chủ doanh nghiệp tư nhân quản lý, sử dụng.

Trong công ty hợp danh, con dấu sẽ được Hội đồng thành viên sẽ quy định, quyết định, quản lý và sử dụng.

a. Nội dung của con dấu

Nội dung con dấu của doanh nghiệp phải đảm bảo được một số thông tin cơ bản như sau:
Tên doanh nghiệp nên bao gồm tên riêng của doanh nghiệp và loại hình doanh nghiệp. Ngoài ra, người đăng ký kinh doanh cần phải tìm hiểu xem tên của các doanh nghiệp đã đăng ký tại Cơ sở dữ liệu quốc gia để tránh trường hợp bị trùng tên và tránh bị nhầm lẫn.

Loại hình doanh nghiệp:

  • Công ty cổ phần có thể viết như sau: “Công ty cổ phần” hay” Công ty CP”.
  • Công ty trách nhiệm hữu hạn có thể viết như sau: “Công ty trách nhiệm hữu hạn” hay ” Công ty TNHH”.
  • Công ty hợp danh có thể được như sau: ” Công ty hợp danh” hoặc ” Công ty HD”.
  • Các doanh nghiệp tư nhân, có thể được là ” Doanh nghiệp TN” hoặc “DNTN”.

Mã số doanh nghiệp:

Khi thành lập doanh nghiệp, mỗi một doanh nghiệp sẽ được tạo một dãy số duy nhất bởi Hệ thống thông tin Quốc gia đối với việc đăng ký doanh nghiệp, được gọi là mã số doanh nghiệp. Chỉ khi doanh nghiệp được thành lập và được ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thì mã doanh nghiệp mới được cấp.

b. Số lượng con dấu

Theo Pháp luật quy định, doanh nghiệp hiện nay hoàn toàn có quyền quyết định về số lượng của con dấu. Nhưng hình thức và nội dung của các con dấu của doanh nghiệp cần phải giống nhau.

c. Hình thức con dấu

Một số hình thức cụ thể của các con dấu như: hình tứ giác, hình vuông, hình tròn,… Tùy loại con dấu mà doanh nghiệp có thể quyết định lựa chọn màu sắc, kích thước phù hợp.

Thứ hai, quản lý và sử dụng con dấu

Cách sử dụng con dấu

Hướng dẫn về việc quản lý các loại con dấu, quy định sử dụng con dấu theo Nghị định 96/2015/NĐ-CP:

Đối với các doanh nghiệp được thành lập trước ngày 1/7/2015, nếu doanh nghiệp đánh mất giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu hoặc mất con dấu doanh nghiệp thì cần phải thông báo việc mất giấy chứng nhận hoặc mất con dấu cho công an tại nơi doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận trước đó để được cấp lại.

Đối với các doanh nghiệp được thành lập trước ngày 1/7/2015 và cần làm con dấu mới thì doanh nghiệp cần phải nộp lại Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu và con dấu cho công an tại nơi doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận trước đó để tiến hành tiếp nhận lại con dấu và cấp giấy nhận biên lai con dấu.

Đối với các doanh nghiệp được thành lập trước ngày 1/7/2015 muốn thay đổi thay đổi màu mực con dấu hoặc muốn làm thêm con dấu thì cần phải làm các thủ tục thông báo mẫu con dấu theo quy định của Pháp luật về đăng ký doanh nghiệp.

Doanh nghiệp cần phải thông báo mẫu con dấu cho cơ quan đăng ký kinh doanh nơi mà doanh nghiệp có trụ sở chính trong trường hợp sau đây:

  • Hủy mẫu con dấu.
  • Lần đầu làm con dấu sau khi hoàn thành đăng ký doanh nghiệp.
  • Thay đổi số lượng, hình thức, nội dung mẫu con dấu.

Trên đây là các loại con dấu, quy định sử dụng con dấu mà các doanh nghiệp cần phải nắm được thông tin. Do vậy, để tránh được những rủi ro ngoài mong muốn, các doanh nghiệp hãy chủ động tìm hiểu cũng như thực hiện đúng quy định và trình tự của Pháp luật nhé!

Lily – Tổng hợp và Biên tập

Gửi thảo luận

The maximum upload file size: 2 MB. You can upload: image, audio, video, document, spreadsheet, interactive, text, archive, code, other. Links to YouTube, Facebook, Twitter and other services inserted in the comment text will be automatically embedded.