4bình luận

Công Việc Của Nhân Viên Hành Chính Nhân Sự Gồm Những Gì? Xu Hướng Nghề Mới Cho Các Bạn Trẻ

Em là sinh viên trường Ngoại Thương  Chuyên Nghành Quản Trị Kinh Doanh nhưng em không muốn theo các công việc kế toán mà có sở thích với công việc hành chính nhân sự. Admind cho em hỏi công viêc của nhân viên hành chính phải làm cụ thể gồm những gì được không ạ, vì em thấy nhiều người nói làm hành chính đơn giản lắm mà đánh giá giữa người làm hành chính và nhân sự thì làm nhân sự được lương cao hơn, cơ hội thăng tiến cũng dễ hơn. Em đang hoang mang quá, người mới băt đầu như em thì nên bắt đầu vị trí hành chính hay nhân sự thì tốt ạ.

Mong admind trả lời giúp em – Hồ Thị Hoài Thương – Sinh Viên Năm 4  Đại Học Ngoại Thương – Chi Nhánh Hà Nội

Trả lời:

Cảm ơn Hoài Thương đã gửi câu hỏi hướng dẫn mô tả công việc của nhân viên hành chính văn phòng phải làm gồm những gì. Câu hỏi của em, admind xin được chia sẻ như sau:

Vê cơ bản nhân viên hành chính là vị trí không thể thiếu được trong các doanh nghiệp, nếu bạn làm tốt vị trí hành chính tôi cam kết tât cả những việc làm sau này bạn đều thực hiện rất ổn, vi đây là nền tảng cơ bản để bạn có thể thực hiện được những công việc liên quan.

Cụ thể công việc của nhân viên hành chính phải làm

Công tác lễ tân, tạp vụ: 

Đảm nhiêm việc giữ gìn vệ sinh văn phòng, công ty bằng cách phân lịch trực lao động. Theo dõi, kiểm tra nhân viên vệ sinh thực hiện công việc,

Tình hình công tác vệ sinh công tác lễ tân đón tiếp khách theo quy định của doanh nghiệp,Chuẩn bị các cuộc họp theo lịch họp của tiếp tân, chuẩn bị gồm nước, ly, viết bảng, ghẻ lau bảng, lau bàn –ghế trước khi cuộc họp diển ra 30 phút. Thư ký HC thông báo lịch họp ngay sau khi nhận được thông tin, lập thư mời họp (nếu được yêu cầu) và chuyển thư mời họp, chuẩn bị tài liệu nếu được phân công đây là bộ mặt của doanh nghiệp khi khách hàng nhìn vào.

Quản lý hệ thống nước uống. Lập sơ đồ các bộ phận cần nước uống, loại bình sử dụng, định mức sử dụng 2 tuần, xác định số lần bên nhà cung ứng chuyển nước, lập báo cáo nước hàng tháng.

Quản lý việc thu gom rác, nội quy sinh hoạt tại văn công ty trong giờ làm việc

Công tác văn thư lưu trữ

Lập bảng tiêu chuẩn danh sách văn phòng phẩm chi tiêu hàng hàng  với các phòng ban, lên kế hoạch mua sắm,  cấp phát và theo dõi việc sử dụng cho nhân viên

Lưu trữ tài liệu văn phòng quan trọng có hệ thống và có kê hoạch tiêu hủy, văn bản ghi chép chứng từ đã thực hiện tiêu hủy

Soạn thảo thỏa ước lao động tập thể, nội quy doanh nghiệp, các mẫu văn bản: mẫu xin phép nghỉ, thông báo nghỉ ốm, báo cáo, biên bản họp, kỷ luật, mẫu mail gửi nội bộ…

Lập danh sách thiết bị văn phòng phẩm, tài sản trong công ty, bàn giao, thu hồi và cho nhân viên mượn tài sản đều có thống kê cụ thể

Quản lý các loại hợp đồng của Phòng HCNS. Lập file để lưu các loại hợp đồng theo thứ tự trong danh mục. Danh mục hợp đồng gồm các loại sau: Stt, số hợp đồng, ngày ký hợp đồng, thời hạn hợp đồng, tên đối tác…

Công tác điều phối hoạt động của tổ chức

Quản lý thực hiện hợp đồng giữ xe.lượng xe trung bình gởi hàng tháng, làm vé xe, báo tăng giảm cho người lao động

Theo dõi vật tư tiêu hao: điện báo cáo đề xuất cho TP cách thức giảm tiền điện. Quản lý hợp đồng, nắm thông tin cắt điện tại các văn phòng. Khi có thông tin cắt điện, chỉ dẫn sử dụng cho các công tắc tại các công tắc điện (ép keo trong)., nước, dụng cụ vệ sinh, chịu trách nhiệm mua đồ thắp hương ngày tuần, lễ tại công ty

Tổ chức sự kiện trong công ty: sinh nhật cho người lao động, tổ chức sự kiện, chế độ với người lao động

Hướng dẫn người lao động thực hiện các nghiệp vụ hành hính 

Đào tạo người lao động mới thực hiện tốt các quy chế, nội quy doanh nghiệp, làm theo các mẫu văn bản có sẵn.

Tổ chức hội họp, thông báo với các phòng ban về kế hoạch họp, chuẩn bị dụng cụ liên quan tới cuộc họp

Hỗ trợ các vấn đề pháp lý cho doanh nghiệp 

Thay mặt doanh nghiệp quan hệ với các cơ quan ban nghành,  các tổ chức xã hội nghề nghiệp trong quá trình doanh nghiệp hoạt động

Chấm công, theo dõi mức độ chấp hành nội quy của người lao động 

Chấm công, theo dõi mức độ tuân thủ  giờ giấc của người lao động

Lưu giữ con dấu văn phòng

Nhân viên hành chính trực tiếp quản lý và giữ các loại con dấu trong công ty, hướng dẫn nhân viên cách đóng dấu, trình ký, lưu trữ văn bản

Thực hiện những yêu cầu khác 

Lập kế hoạch công tác hàng tuần báo cáo cho trưởng các bộ phận, cấp trên hoặc thực hiện các công việc theo yêu cầu của ban giám đốc.

Nên làm hành chính hay làm nhân sự cho người mới bắt đầu 

Theo tôi em là người mới chưa có kinh nghiệm thì nên bắt đầu vị trí hành chính để biết đặc thù doanh nghiệp cần phải làm gì, phát sinh ở đâu cách giải quyết như thế nào thì khi đó em qua làm nhân sự rất tốt.

Phần lớn điểm yếu của nhân viên hành chính nhân sự là tay ngang chuyển qua không có kiến thức nghề nghiệp, kỹ năng tin học văn phòng kém, ngoại ngữ gần như bằng không, tâm lý an phận nên vị trí này không được coi trọng. Thực tế tôi gặp rất nhiều bạn nhân sự giỏi đi lên từ hành chính lương thương rất cao, quan hệ tốt, được đồng nghiệp và cấp trên tin tưởng.

Hành chính nhân sự giỏi là gì: Thành thạo nghiệp vụ tin học văn phòng – biết giao tiếp – hiểu luật – gỡ rối được  các vấn đề nhân sự- giỏi nghiệp vụ: tiền lương, bảo hiểm, tuyển dụng.

Hy vọng bài viết này sẽ có giá trị với em, Chúc em thành công !

4 Bình Luận

  1. Liên Hương
  2. Bùi Thuy
  3. Thu Phương
    • Hà Mai

Gửi thảo luận